Alle foreninger, grupper og enkeltpersoner, som arbejder med kunst og kultur i det midtfynske område, samt deltagere i den første festival (juni 2008) inviteredes til at deltage i planlægningen på opstartsmødet i efteråret 2008.

Alle interesserede er blevet tilbudt at deltage i planlægningsgrupper og medvirke ved gennemførelsen af festivalen. Dette gennemføres af selvstyrende grupper, der refererer til en koordinationsgruppe. Grupperne har ansvar for de forskellige delelementer i festivalen, så som teater, musik, marked, billedkunst, m.m. Det er ikke en forudsætning for deltagelse i festivalen, at man også har deltaget i planlægningen.